Kadr uçotunun təşkili praktikada ən çox rastlaşdılan mövzulardandır. Eyni zamanda, bir sıra xətalar da kadr uçotu xidmətlərinin təşkili zamanı yol verilir.

Mahiyyət etibarilə kadr uçot işləri insan qaynaqları (Human Resources) adlandırdığımız funksiyadan ibarətdir. Bu funksiyanı bir çox şirkətlərdə ayrıca bölmə və ya mütəxəssisə həvalə edilir. Təcrübədə həmçinin bu işin icrası mühasibə və ya hüquqşünasa da həvalə edilir. İnsan qaynaqlarının funksiyası şirkət üçün işçilərin seçilməsi, onlarla əmək müqavilələrinin bağlanılması, əmək rejimi və təhlükəsizlik qaydalarına əməl edilməsi, işçilərlə əmək münasibətlərinin təşkili və xitamı, işçilərin əməyinin qiymətləndirilməsi və digər oxşar funksiyalar daxildir. Qeyd etdiyimiz kadr uçotu isə bunun yalnız bir hissəsini təşkil edir.
 

Azərbaycanda Kadr uçotu xidmətlərinin təşkili zamanı ən çox yol verilən səhvlər olaraq aşağıdakıları qeyd etmək olar:

1. Bu işlərin əmək qanunvericiliyini bilməyən mühasiblərə tapşırılması və ya yalnız mühasibatlıq üzrə ixtisaslaşmış şirkətlərə həvalə edilməsi (outsource qaydasında);
2. Bu işlərin əmək qanunvericiliyini bilməyən insan qaynaqları üzrə mütəxəssisə həvalə edilməsi və ya kadr uçotu xidmətlərinin yalnız insan qaynaqları üzrə ixtisaslaşmış şirkətə verilməsi;
3. Bu işləri yalnız işçi ilə mübahisə yarandıqda və ya Dövlət Əmək Müfəttişliyinə hər hansı şikayət edildikdə ciddi hesab edilərək sənədləşdirilməsinə çalışmaq;
4. İşçiləri yalnız əmək müqavilələri bildirişlərini qeydiyyata almaqla işə götürülməsi və faktiki olaraq əmək müqaviləsinin bağlanılmaması (bir çox şərtlərin razılaşdırılmaması);
5. Şirkətin xüsusiyyəti, işçinin funksiyaları və işəgötürənin digər maraqları nəzərə alınmadan standar əmək müqaviləsinin bütün işçilərlə bağlanılması;
6. Maddi məsul və ya avadanlıqlardan məsul şəxslərlə, ümumiyyətlə zəruri işçilərlə maddi məsuliyyət müqaviləsinin bağlanılmaması;
7. Şirkətin kommersiya məlumatlarının və maraqlarının qorunması üçün əmək müqaviləsində və ya işçi ilə bağlanılan digər müqavilədə şərtlərin mövcud olmaması;
8. İşçinin işdən çıxarılması zamanı əmrin və işdən çıxarılmanın Əmək Məcəlləsinin tələblərinə cavab verməməsi;
9. İşçinin razılığı olmadığı hallarda onun vəzifəsinin və ya maaşının dəyişdirilməsi ilə bağlı sənədləşdirmə işlərində qüsurlar;
10. Qanunvericiliyin tələblərinə uyğun olaraq dövlət qurumlarına lazımı bildiriş və hesabatların verilməməsi və ya gec verilməsi;
11. Əmək təhlükəsizliyi məsələlərinə əməl edilməməsi və bununla bağlı şirkətə qarşı ittiham və zərərlər.

Göründüyü kimi yuxarıda kadr uçotu xidmətləri ilə bağlı qeyd edilmiş məqamlar Əmək qanunvericiliyi sahəsində xüsusi bilikləri və təcrübəni tələb edir. Belə bilik və təcrübə olmayan şəxslər kadr uçotunun təşkili və ya insan resursları sənədləşdirmə işləri həvalə edilməsi isə risklidir.
 

Şirkətlərdə kadr uçotunun qurulması və kadr uçotu xidmətlərinin əldə edilməsi zamanı aşağıdakılara diqqət verilməsi tövsiyə olunur:

-Bu işin şirkətdə hansı formada qurulması üçün peşəkar dəstək alınması;

- Kiçik şirkətlərdə bu işin mühasiblərə və ya hüquqşünasa həvalə edilməsi mümkündür, amma bu zaman həmin şəxslərin müvafiq sahədə təlimlərə cəlb edilməsi zəruridi, habelə mütəmadi olaraq Əmək qanunvericiliyi sahəsində ixtisaslaşmış mütəxəssislərlə məsləhətləşmədə olması qaçınılmazdır;

- Orta şirkətlər kadr uçotunun sənədləşdirilməsi üçün kadr uçotu üzrə mütəxəssis işə götürə və ya kadr uçotu xidmətlərini ixtisaslaşmış məsləhətçi şirkətlərə həvalə edə bilərlər.

- İri şirkətlər daha çox daxildə kadr uçotu üzrə bölməni yaratmaqda maraqlı olmalıdırlar, işin çoxluğu və sənədləşmənin mürəkkəbliyi və intensivliyi, belə mütəxəssislərdən ibarət komandanın şirkət daxilində ayrıca müstəqil bölmə şəklində fəaliyyətini təşviq edir. Təbii ki, belə bölmələr də mütəmadi olaraq təlimlərə cəlb edilməli, əmək qanunvericiliyində və kadr uçotunda (sənədləşmədə) baş vermiş dəyişikliklərdən xəbərdar olmalı və ehtiyac yarandıqda hər hansı mübahisəli hal yaranmadan öncə ixtisaslaşmış hüquqşünas ilə məsləhətləşmə aparmaları faydalı olacaqdır.

- Kadr uçotu xidmətləri təklif edən konsaltinq şirkətləri işə cəlb edilərkən bu qurumun məsləhətçilərinin sayı, onların təhlisi və təcrübəsi diqqətlə sorğu edilməli və öyrənilməlidir. Öncəki oxşar işlərlə bağlı müştəri siyahilarının alınması da faydalı olacaqdır.

- Kadr uçotunun təşkilini, xüsusilə orta və iri şirkətlərdə, mühasibə həvalə etməsinlər. Çünki belə qurumlarda mühasibin işinin həcmi kifayət qədər çoxdur və o yalnız belə sənədləşmə zamanı ən əhəmiyyətli hesab etdiyi işlərə vaxy ayıra biləcəkdir. Əmək qanunvericiliyi sahəsində ixtisaslaşma olmadan isə bu işləri mühasibə (mühasibatlıq bölməsinə) həvalə edilməsi daha risklidir.

 

Bildiririk ki, CLC tam tərkibli, xarici təhsil və beynəlxalq təcrübəli komandası ilə geniş biznes hüququ, vergi, mühasibatlıq və kadr uçotu sahəsində xidmətlər təklif edən məsləhətçi şirkətdir. Bizim mütəxəssislərimizin təcrübəsi və şirkətin işləri yüksək qiymətləndirilərək bir sıra beynəlxalq reytinqlərə daxil edilmişik.

Kadr uçotunun təşkili və ya əmək qanunvericiliyi ilə bağlı, habelə kadr uçotu xidmətlərimizdən faydalanmaq üçün bizimlə əlaqə saxlaya bilərsiniz.